Privacyverklaring

Deze vertaling dient alleen ter informatie; alleen de Duitse versie is bindend.

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe persoonsgegevens worden verwerkt wanneer u het ZUGFeRD-platform op zugferd-invoice.attrian.de en de Stripe App ‘ZUGFeRD E-Invoicing’ (samen de ‘Dienst’) gebruikt.

1. Verwerkingsverantwoordelijke en contact

BrainWave Software GmbH, Heilig-Kreuz-Straße 24, 86152 Augsburg, Duitsland. Meer informatie vindt u in het colofon (/impressum).

Privacyverzoeken: zugferd-support@brainwave-software.de of per post naar het bovenstaande adres.

2. Rollen: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de gebruikersaccounts van onze klanten (aanmelding, bedrijfsprofiel).

De factuurgegevens die onze klanten via Stripe verwerken – met name gegevens over de ontvangers van hun facturen – verwerken wij als verwerker in opdracht van de betreffende klant (art. 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming, AVG). De klant is voor die gegevens de verwerkingsverantwoordelijke. Factuurontvangers dienen zich eerst te wenden tot de onderneming die de factuur heeft uitgegeven. Zie paragraaf 11 voor de verwerkersovereenkomst.

3. Gegevens die wij verwerken

• Accountgegevens: gebruikersnaam, e-mailadres, rol, wachtwoord (uitsluitend opgeslagen als bcrypt-hash), lidmaatschap van een organisatie.
• Bedrijfsprofiel van de klant: bedrijfsnaam, adres, btw-identificatienummer, fiscaal nummer, bankgegevens (IBAN, BIC, rekeninghouder), logo. Een deel hiervan wordt bij de inrichting overgenomen uit het Stripe-account (naam, e-mailadres, fiscaal identificatienummer, supportadres) en verschijnt op de gegenereerde facturen.
• Factuurgegevens uit Stripe: factuurnummer, datum, factuurregels, bedragen, belastingtarieven, valuta en gegevens van de factuurontvanger (naam, adres, e-mailadres, btw-identificatienummer).
• Gegenereerde documenten: ZUGFeRD/XRechnung-XML, PDF/A-3-bestanden, validatierapporten.
• Stripe-koppelingsgegevens: Stripe-account-ID en – indien een klant deze opslaat – API-sleutels en webhookgeheimen; instellingen voor verzending per e-mail en via PEPPOL.
• API-sleutels voor de externe API (uitsluitend opgeslagen als hash) en tijdstip van laatste gebruik.
• Toegangsverzoeken (titel, beschrijving, motivering, status, notities van de beheerder).
• Technische gegevens: sessiegegevens, serverlogs (tijdstip, API-pad, statuscode, duur, ingekorte antwoordinhoud), IP-adres (uitsluitend in het geheugen bewaard voor rate limiting, niet opgeslagen).

4. Doeleinden en rechtsgronden

• Levering van de Dienst (omzetting van Stripe-facturen naar ZUGFeRD/XRechnung, validatie, archivering, optionele verzending): art. 6, lid 1, onder b, AVG (overeenkomst) of, in opdracht van de klant, art. 28 AVG.
• Aanmelding, sessiebeheer en single sign-on: art. 6, lid 1, onder b, AVG.
• Beveiliging, voorkoming van misbruik en probleemoplossing (logs, rate limiting): art. 6, lid 1, onder f, AVG; ons gerechtvaardigd belang is het veilig en betrouwbaar exploiteren van de Dienst.
• Onze eigen wettelijke bewaarplichten: art. 6, lid 1, onder c, AVG.

Wij gebruiken gegevens niet voor reclame, verkopen geen gegevens en gebruiken geen analyse- of trackingtools.

Het verstrekken van account- en bedrijfsgegevens is noodzakelijk om de overeenkomst te sluiten en de Dienst te gebruiken; zonder deze gegevens kunnen wij de Dienst niet leveren. Er bestaat geen wettelijke verplichting om ze te verstrekken.

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, in de zin van art. 22 AVG plaats.

5. Stripe en de Stripe App

Wanneer u de Stripe App installeert of uw Stripe-account koppelt, leest de Dienst via de Stripe-API: facturen en factuur-pdf's, klanten (naam, e-mailadres, adres, fiscale identificatienummers), belastingtarieven, accountgegevens (bedrijfsnaam, e-mailadres, fiscaal identificatienummer, supportadres) en huisstijl (logo). Verzoeken vanuit het Stripe Dashboard worden geauthenticeerd met het ondertekende verzoek van Stripe. Wij ontvangen Stripe-webhooks bij installatie en verwijdering van de app en bij gefinaliseerde en betaalde facturen.

De eigen verwerking door Stripe valt onder uw overeenkomst met Stripe en de privacyverklaring van Stripe (stripe.com/privacy). Voor klanten in de EER is de contractpartij doorgaans Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Ierland.

6. Hosting, opslag en ontvangers

• Hosting: de applicatie en de bijbehorende PostgreSQL-database draaien op servers van Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in het datacenter in Neurenberg (Duitsland).
• Objectopslag: gegenereerde pdf-, XML- en rapportbestanden worden opgeslagen in een door ons beheerde S3-compatibele objectopslag (s3.attrian.de), met dezelfde hosting als de applicatie. Bestanden worden versleuteld met AES-256 opgeslagen.
• Verzending per e-mail: facturen worden alleen per e-mail verzonden als de klant verzending per e-mail heeft ingeschakeld. De factuur-pdf wordt dan via de SMTP-dienst Brevo (Sendinblue SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankrijk) naar het e-mailadres van de factuurontvanger verzonden.
• Single sign-on: ‘Login with ATTRIAN’ maakt gebruik van een door ons beheerde Keycloak-server (auth.attrian.de). E-mailadres, gebruikersnaam en naam worden overgenomen; bij de eerste aanmelding wordt een account aangemaakt.
• PEPPOL: alleen als een klant verzending via PEPPOL instelt, wordt de factuur-XML verzonden naar het door de klant opgegeven toegangspunt; om de ontvanger op te zoeken worden directorydiensten van het PEPPOL-netwerk geraadpleegd.
• Netwerk- en aanvalsbescherming: de toegang tot de Dienst verloopt via het netwerk van Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, VS (reverse proxy, DDoS-bescherming). Cloudflare verwerkt de overgedragen gegevens, waaronder IP-adressen, om deze door te sturen naar onze servers. Met Cloudflare is een verwerkersovereenkomst gesloten.
• Stripe: zie paragraaf 5.

Gegevens worden uitsluitend via Cloudflare, Inc. (VS) doorgegeven aan een land buiten de EER. Cloudflare is gecertificeerd onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework); de doorgifte is gebaseerd op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (art. 45 AVG). Daarnaast zijn de standaardcontractbepalingen in de verwerkersovereenkomst met Cloudflare van toepassing. Alle andere ontvangers verwerken de gegevens in de EU of de EER.

7. Cookies en lokale opslag

Wij gebruiken uitsluitend opslag die strikt noodzakelijk is (§ 25, lid 2, nr. 2, TDDDG):

• Cookie ‘sessionId’: sessiecookie voor de aanmelding, 24 uur geldig, HttpOnly, in productie alleen via HTTPS. De sessie wordt opgeslagen in onze database.
• Cookie ‘sidebar_state’: onthoudt of de zijbalk is ingeklapt, 7 dagen.
• Lokale opslag ‘language’ (gekozen taal) en ‘cookie_consent’ (uw keuze in de cookiemelding).
• Sessieopslag ‘pkce_code_verifier’ en ‘oauth_state’: alleen tijdens single sign-on.

Lettertypen worden vanaf onze eigen server geleverd; er wordt in de browser geen inhoud van derden (CDN's, analyse, reclame) geladen.

8. Bewaartermijnen

• Accountgegevens, bedrijfsprofiel, factuurgegevens en gegenereerde documenten worden bewaard zolang de overeenkomst loopt.
• Wanneer de Stripe App wordt verwijderd, wordt het account gedeactiveerd en worden alle sessies beëindigd; de gegevens worden bewaard zodat de app opnieuw kan worden geïnstalleerd. Op verzoek aan zugferd-support@brainwave-software.de verwijderen wij de gegevens binnen 30 dagen, tenzij wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn.
• Sessies verlopen na 24 uur.
• Serverlogs worden uitsluitend op onze servers opgeslagen en doorlopend overschreven zodra de toegewezen opslagruimte is bereikt; er geldt momenteel geen vaste verwijderingstermijn.

Let op: wettelijke bewaarplichten voor facturen rusten op de uitgever van de factuur; facturen moeten op grond van § 14b UStG en § 147 AO in de regel 8 jaar worden bewaard (zie ook GoBD). De Dienst is geen revisiebestendig archief; klanten dienen de gegenereerde documenten zelf te archiveren.

9. Beveiliging

Gegevens worden versleuteld via HTTPS verzonden. Wachtwoorden en API-sleutels worden uitsluitend als bcrypt-hashes opgeslagen. Gegenereerde bestanden en opgeslagen Stripe-sleutels en toegangstokens worden in rust versleuteld met AES-256. De gegevens van de verschillende klanten (tenants) worden in de database gescheiden door beveiliging op rijniveau (row-level security), en de toegang is rolgebaseerd. Aanmeldpogingen en verzoeken van de Stripe App zijn onderworpen aan rate limiting. Single sign-on vereist een geverifieerd e-mailadres.

10. Uw rechten

• Inzage (art. 15 AVG), rectificatie (art. 16), wissing (art. 17), beperking van de verwerking (art. 18), overdraagbaarheid van gegevens (art. 20).
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen (art. 21 AVG).
• Klacht bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (art. 77 AVG); de voor ons bevoegde autoriteit is de Beierse toezichthouder voor gegevensbescherming (Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, Duitsland.

Richt uw verzoeken aan het adres in paragraaf 1.

11. Verwerkersovereenkomst (DPA / AVV)

Klanten die via de Dienst persoonsgegevens van hun factuurontvangers verwerken, sluiten met ons een verwerkersovereenkomst op grond van art. 28 AVG; deze maakt deel uit van de servicevoorwaarden (paragraaf 10). De lijst van subverwerkers staat op /nl/zugferd/support. Een door ons ondertekend exemplaar is op verzoek verkrijgbaar via zugferd-support@brainwave-software.de.

12. Wijzigingen

Wij passen deze privacyverklaring aan wanneer de Dienst of de wetgeving verandert. De hier gepubliceerde versie is van toepassing.

Laatst bijgewerkt: 11 november 2026